Esta Política (en adelante, la "Política") tiene por objeto formalizar el funcionamiento del Sistema interno de información de ABACUS, Sociedad Cooperativa Catalana de Responsabilidad Limitada (SCCL) (en adelante, "ABACUS" o la "Organización"). Esta Política establece: (i) el protocolo de comunicación de conductas irregulares, ilícitas o contrarias a la ética que, dentro de su ámbito de aplicación, afecten directa o indirectamente a ABACUS, así como (ii) la actuación, investigación, tramitación y conclusión del procedimiento que pudiera derivarse. La Política recoge también las garantías y protecciones que se dispensarán a las partes intervinientes, especialmente a la figura del informante, así como sus derechos y deberes.
La presente política es la traducción del compromiso de ABACUS, no solo con el cumplimiento de la legislación vigente (Ley 2/2023, de 20 de febrero), sino también de alcanzar los más altos estándares éticos y de excelencia, y es por ello que el proceso de investigación de irregularidades y el sistema de gestión del Canal interno de información están adaptados a las exigencias de la norma UNE-ISO 37002:2021. Para dar ejemplo de esta cultura de integridad y cumplimiento resulta esencial identificar y comunicar cualquier conducta que contravenga nuestros valores.
La Política resulta de aplicación a todas las personas físicas y jurídicas que directa o indirectamente mantengan o hayan mantenido relación con ABACUS respecto de aquellos Hechos Denunciables que sean puestos en conocimiento de la Organización a través del Sistema interno de información.
Sin ánimo exhaustivo, quedan incluidos subjetivamente: miembros del Comité de Dirección, del Consejo Rector, del Consejo Social, socios, trabajadores (fijos o temporales), becarios y voluntarios con independencia de la forma de relación que les una a ABACUS, así como terceros proveedores, trabajadores en prácticas o en periodo de formación, personas que participan en procesos de selección, entidades o personas análogamente vinculadas, con independencia de que estén en activo o ya hayan finalizado su relación profesional. Las garantías y derechos previstos en esta política también se extienden a las personas que prestan asistencia a los informantes.
En cuanto al ámbito objetivo, se podrá informar de cualquier conducta constitutiva de infracción penal o administrativa grave así como de aquellas conductas contrarias a la normativa de la UE, así como a la normativa de desarrollo de ámbito estatal de esta.
A modo meramente enunciativo, los comportamientos constitutivos de ser objetivamente considerados Hechos Denunciables son:
Las conductas que infringen o vulneran cualquier norma penal aplicable, especialmente las relativas a aquellas conductas que figuran como prioridad 1, 2 y 3 dentro del mapa de riesgos de Abacus, tales como vulneración de derechos de los trabajadores, corrupción, soborno, competencia, estafa, descubrimiento y revelación de secretos, derechos contra la propiedad intelectual e industrial, tráfico de influencias, alteración de precios en subastas y concursos y delitos de enaltecimiento.
Las conductas de intimidación, abuso, acoso, menosprecio o trato denigrante.
Las conductas contrarias al Código ético de ABACUS.
Las conductas contrarias a cualquier política, código o manual que tenga implementada la Organización.
CE001_Código ético ABACUS. Aprobado por el Consejo Rector el día 15 de marzo del año 2018. Rev.: 01.
ABACUS: Miembros del Comité de Dirección, del Consejo Rector, del Consejo Social, socios, trabajadores (fijos o temporales), becarios y voluntarios de la Organización.
HECHOS DENUNCIABLES: Aquellos hechos, comportamientos o conductas susceptibles de ser denunciadas.
DENUNCIA: Cualquier información relacionada con los Hechos Denunciables y que se ponga en conocimiento a través del Sistema interno de información.
La Política constará publicada en la página web de ABACUS.
El Responsable del Sistema interno de información será el encargado de la implementación, cumplimiento y aplicación de esta Política. Según el artículo 8.2 de la Ley 2/2023, el Responsable del Sistema interno de información puede ser un órgano colegiado, si bien deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del sistema y de tramitación de expedientes de investigación. El secretario del órgano Responsable del Sistema interno de información será, a su vez, la persona física delegada. El nombramiento del órgano Responsable del Sistema interno y de la persona física delegada, es decir, de su secretario, se notificará, de acuerdo con la legislación mencionada, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
El Órgano Responsable del Sistema interno de información, sin perjuicio de su auxilio por terceros acreditados si fuera necesario, será quien reciba las comunicaciones, informaciones y denuncias, declarará su admisión o inadmisión motivada, impulsará el procedimiento investigador, efectuará y dirigirá la actuación e investigación y propondrá al Comité de Dirección de la Organización la resolución de estas, poniendo fin al expediente.
Existen dos vías o modalidades de presentación de denuncias por parte de cualquier sujeto comprendido en el ámbito de aplicación de la presente política:
Puesta en conocimiento de la Organización de cualquier Hecho Denunciable a través de la dirección de correo electrónico canaletic@abacus.coop. Es una vía que permite garantizar, además de la confidencialidad, el anonimato del informante, si bien se advierte a estos que utilicen una cuenta de correo que no incorpore datos personales que faciliten su identificación.
Cualquier persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera Hechos Denunciables, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno.
En todo caso, se intentará fomentar y priorizar el uso del canal interno dada la mayor proximidad y facilidad para la resolución de los eventuales conflictos.
Informaciones y denuncias
Cualquier Denuncia o información que se haga llegar al correo electrónico canaletic@abacus.coop deberá cumplir con los requisitos siguientes:
Conducta denunciada: descripción de los hechos que se quieren poner en conocimiento, con indicación expresa de:
fecha y hora, en la medida de lo posible, de lo que ocurrió;
relato de cómo sucedieron y en qué consistieron;
identificación de los sujetos involucrados. La información aportada deberá ser veraz y completa.
Acreditación de los hechos: aportación de elementos que acrediten los hechos denunciados, o que ayuden a acreditarlos.
No será obligatoria ni preceptiva la identificación del informante, aunque este podrá optar por identificarse si así lo prefiere, indicando el nombre y apellidos completos. Las Denuncias anónimas se admitirán y serán gestionadas con las mismas garantías, y para garantizar el anonimato, se establece que el canal adecuado es el envío mediante correo electrónico. Es una de las pocas vías o mecanismos, cuando se permite el anonimato, que facilita la comunicación ulterior con el informante a lo largo de la tramitación de la denuncia (como se indica en la norma UNE-ISO 37002:2021, p. 32).
Recibida la Denuncia por alguno de los medios de comunicación habilitados (apartado 7 de la presente política), el Órgano Responsable del Sistema interno de información resolverá motivadamente (justificante de recepción) sobre su admisión o inadmisión a trámite en el plazo de siete (7) días naturales siguientes a la recepción, salvo que esto pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. Serán motivos de inadmisión la Denuncia falsa, de mala fe, capciosa o que no respete los requisitos recogidos en la Política. La inadmisión será comunicada a la parte informante bajo la más absoluta garantía de confidencialidad y respeto a sus derechos, que podrá hacer las alegaciones oportunas en el plazo de quince (15) días hábiles. El Órgano colegiado responsable del Sistema interno de información resolverá sobre las alegaciones formuladas en el plazo de quince (15) días hábiles desde la recepción. Admitida la Denuncia, se abrirá el correspondiente expediente.
Una vez abierto el expediente, el Órgano Responsable del Sistema interno de información practicará las actuaciones necesarias para la investigación y el esclarecimiento consiguiente, respetando en todo momento la confidencialidad de las partes y los derechos que les son propios. Podrá, a este efecto, pedir la ayuda de terceros debidamente acreditados, los cuales quedarán sujetos al respeto de la presente política.
El Órgano Responsable del Sistema interno de información podrá pedir ayuda o asesoramiento o incluso delegar la dirección de la investigación o instrucción del expediente, en personas físicas o jurídicas objetivas e imparciales, con independencia del tipo de vinculación que tengan con la Organización (laboral, mercantil, etc.).
Las comunicaciones entre las partes se harán respetando la confidencialidad de la información. Se prevé expresamente la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, el Órgano Responsable del Sistema interno de información podrá solicitar a la persona informante información adicional.
Se informará a la persona afectada o denunciada de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y se garantizará su derecho a ser oída en cualquier momento, si bien esta comunicación tendrá lugar en el tiempo y la forma que se considere adecuado en función de las circunstancias concretas de los hechos denunciados, para así garantizar el buen fin de la investigación.
La tramitación del expediente no podrá sobrepasar el plazo de tres (3) meses desde la recepción de la Denuncia, sin perjuicio de su prórroga en caso de que resulte justificado por las dificultades prácticas de obtener pruebas de los hechos acontecidos. El art. 9.2 de la Ley 2/2023 prevé que pueda extenderse hasta un máximo de tres (3) meses adicionales más en casos de especial complejidad.
Finalización del expediente y resolución
Concluida la tramitación del expediente, el Órgano Responsable del Sistema interno de información informará del resultado de este al Compliance Officer de la compañía, que hará una propuesta de resolución y la elevará al Comité de Dirección, que podrá aplicar las medidas sancionadoras que considere oportunas.
En caso de que los Hechos Denunciables pudieran ser constitutivos de delito, el Comité de Dirección actuará de conformidad con el Procedimiento de acciones post-delictivas que se adjunta como Anexo 1 a esta Política. En cualquier caso, se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos puedan ser indiciariamente constitutivos de delito. En caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
En los procedimientos de recepción de denuncias y en las investigaciones internas que se deriven se aplicarán los principios y las garantías siguientes:
Anonimato. Se asegurará a los denunciantes la posibilidad de formular denuncias anónimas.
Confidencialidad. Las personas responsables de la gestión de los procesos de denuncia e investigación deben observar el secreto más estricto sobre la identidad de los informantes y de los denunciados, cuando tengan conocimiento de estas identidades, así como de los hechos denunciados.
Celeridad. Se evitará cualquier tipo de dilación injustificada en el desarrollo del proceso de instrucción e investigación de los hechos denunciados.
Presunción de inocencia de las personas investigadas. Se garantizará la presunción de inocencia de las personas denunciadas, así como el derecho a la defensa y a la contradicción de hechos y argumentos.
Objetividad y autonomía. Se evitará cualquier tipo de injerencia interna o externa en el proceso de tramitación de los expedientes, asegurando que en ningún caso se produzcan conflictos de intereses.
Protección contra las represalias. Se garantizará la protección de las personas informantes contra cualquier represalia que se pueda adoptar contra ellas, siempre que la información proporcionada se ajuste a los requisitos de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Las partes intervinientes en una Denuncia gozarán de los derechos que les asisten, que derivan de los principios reconocidos anteriormente. Asimismo, quedan obligados al cumplimiento de los deberes que como tales les sean aplicables. En especial, deben guardar la más estricta confidencialidad.
La ejecución de las actuaciones que puedan derivarse de esta Política y del Sistema interno de información, así como la relativa a la información, documentación y otros elementos a los que se pueda acceder en este ejercicio, quedarán sujetos a la más estricta confidencialidad (véase el Anexo 2 que contiene el Listado de medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la más estricta reserva y confidencialidad de los datos, pruebas e informaciones derivadas de las denuncias formuladas en el Sistema interno de información). Los sujetos y partes que hayan intervenido deberán respetarla, quedando prohibida, bajo sanción, la difusión de cualesquiera elementos, información y documentación relativos.
La Política, así como cualesquiera actuaciones que se deriven de los procedimientos regulados en esta, garantizan la protección de la figura del informante ante eventuales represalias. En particular, ABACUS investigará y sancionará debidamente cualquier comportamiento o conducta que pudiera desprenderse de la utilización del Sistema interno de información y perjudicar al informante.
El tratamiento de datos y la totalidad de actuaciones se realizarán con sujeción a lo que estipulan el Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo del 27 de abril de 2016 (RGPD), y la normativa relacionada. Las partes intervinientes tendrán los derechos reconocidos legalmente, para el ejercicio de los cuales deberán enviar un correo electrónico a la dirección de protecciodedades@abacus.coop identificándose y señalando el derecho cuyo ejercicio se pretende. Puede consultar la política de privacidad aquí.